C.P.C. & Dr. GUSTAVO SAUCEDO CERVANTES
SOCIO FUNDADOR ELAF CONSULTORIA, S.C.
Cada vez son más las empresas que deciden realizar reducciones en el capital, esto derivado de varios factores, como lo son:
- La dinámica empresarial de entrar a una sociedad y en su caso, retirarse de la misma para incorporarse en otra.
- Generar una nueva, o cualquier asociación distinta de la que tenían.
- Por el tema de que se tiene un alto costo con dividendos y si la empresa cuenta con un buen capital, se realizan reducciones.
- También por el hecho de dar salida a socios en específico o cualquiera que sea el caso para optar por una reducción de capital.
Por cualquiera de las causas que la empresa o los socios decidan retirar el capital o reducirlo de manera parcial, se tienen obligaciones de conservar la documentación para efectos fiscales, y así evitar una posible determinación de impuestos que no debe proceder.
Mas allá de los efectos fiscales que se tienen en la reducción, para la conservación de información los tenemos visibles en el Código Fiscal de la Federación en el cual debemos tener los registros contables de acuerdo al artículo 28 que menciona al tener la obligación de llevar la contabilidad para efectos fiscales y resaltaremos en la reducción de capital la fracción I, que contiene los libros, registros contables de la reducción de capital, papeles de trabajo de cuenta única de aportación y de cuenta fiscal neta, libros y registros sociales como las actas de asamblea y su documentación comprobatoria poniendo como ejemplo la ratificación con fedatario.
La fracción III del mismo artículo 28 menciona que los registros contables pueden ser por medios electrónicos y además en la fracción IV habla de la contabilidad electrónica.
En el artículo 30 menciona que cuando no se esté obligado a llevar contabilidad deberán tener en su domicilio a disposición de las autoridades; a inicios del tercer párrafo menciona también la contabilidad se debe tener por un periodo de 5 años, los cuales se cuentan a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron presentar las declaraciones relacionadas.
Pero cuando los efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo será a partir del día en el que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Por ejemplo en el caso de la reducción de capital para tener claro el tema de la cuenta única de capital de aportación del artículo 77 y 78 de la ley del impuesto sobre la renta, esta se declara de manera anual, y es un acumulado, por ende podríamos decir que cada año se renuevan los 5 años para conservar los registros contables; en el mismo párrafo del artículo 30 del Código Fiscal menciona explícitamente que en los casos de actas constitutivas o bien posteriores con reducción de capital deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Conclusión:
La contabilidad debe estar por al menos 5 años, al hablar de reducción de capital siempre deben llevar contabilidad; pero para las actas y los estados de cuenta que comprueben la reducción del mismo capital se deben mantener durante toda la vida de la empresa de acuerdo al artículo 30 al final del párrafo tercero, para lo cual la recomendación sería registros contables, papeles de trabajo, y los que integren contabilidad por al menos 5 años, una vez pasado estos, las actas de reducción por el resto de la duración de la empresa.
En caso de tener alguna particularidad como siempre se recomienda acudir con un experto en el tema para evitar sanciones por parte de la autoridad hacendaria en el tema concreto.
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