Por: Lic. Salvador Vázquez
El pasado 26 de abril de 2018 la Cámara de Diputados fiel a su causa, aprobó reformas al por mayor y al vapor, le tocó el turno a la Ley General de Archivos. Con ello se cierra el Trinomio de la Democracia en nuestro país, Transparencia, Protección de Datos Personales y Archivos.
La Cámara de Diputados aprobó en sus términos la minuta enviada por la Cámara de Senadores para expedir la Ley General de Archivos la cual pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes de la Unión, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
¿Cuáles son las propuestas de esta Ley General?
Que los sujetos obligados se regirán por los principios de conservación, procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad;
Que la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona, siempre en consideración de la norma en términos de transparencia y acceso a la información y de protección de datos personales; y, el Estado deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y acceso a la información contenida en los archivos;
Puntualizar que los sujetos obligados deben contar con instrumentos de control y consulta archivísticos, al menos con un cuadro general de clasificación, un catálogo de disposición documental e inventarios documentales;
Especificar el procedimiento de entrega y recepción de archivos por parte de los servidores públicos;
Precisar que el Sistema Institucional de Archivos será el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de conformidad con los procesos de gestión documental;
Determinar que el Sistema Nacional de Archivos será un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados;
Establecer que el Sistema Nacional de Archivos estará coordinado por el Consejo Nacional de Archivos, integrado por los titulares:
Archivo General de la Nación,
Secretaría de Gobernación,
Secretaría de la Función Pública,
Un representante de la Cámara de Diputados,
Un representante de la Cámara de Senadores
Un representante del Poder Judicial de la Federación
Un Comisionado del INAI
Un integrante de la Junta de Gobierno del INEGI
El titular de la Auditoría Superior de la Federación
El titular del Banco de México
Un representante de los consejos locales
Un representante de los archivos privados; y
Un representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico
Precisar la coordinación del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y el Sistema Nacional Anticorrupción en materia de administración de archivos;
Especificar lo relativo al Patrimonio Documentar de la Nación; y,
Establecer que el Archivo General de la Nación será un organismo descentralizado y especializado en materia de Archivos, que tendrá como fin promover la organización y administración de los mismos para preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la Nación.
El trabajo que queda por hacer en nuestro Estado es presentar una propuesta de Ley de Archivos Local que reúna estos requisitos (vaya que tendrán mucho trabajo la legislatura local), para presentar en tiempo y forma la propuesta de la Ley, con el fin de poner en orden los archivos de los sujetos obligados en el Estado. Luego entonces, las Unidades de Transparencia de los sujetos obligados, llevarán las materias de transparencia, protección de datos personales y ahora archivos y, por si fuera poco, tanto el órgano garante en materia de transparencia y el Sistema Estatal Anticorrupción locales, deben precisar la coordinación para implementar la materia de Archivos.
