Por: Dr. Alejandro Guizar Tejeda
En el mundo de los negocios, las empresas son, desde el punto de vista jurídico, personas morales del Derecho Mercantil, específicamente son `sociedades mercantiles´ reguladas a su vez, por la Ley General de Sociedades Mercantiles o LGSM.
Dicha ley regula lo relativo a la constitución y funcionamiento de este tipo de sociedades y al efecto reconoce seis tipos, pero en la práctica y en la vida cotidiana, conocemos y utilizamos dos -la Sociedad Anónima o S.A. y la Sociedad de Responsabilidad Limitada o S. de R.L.- aunque hay una tercera que empieza a cobrar auge, que es la SAS -Sociedad por Acciones Simplificada-.
En ese sentido, la LGSM establece que todas las empresas, cada año, a más tardar en el mes de abril -aunque idealmente debe ser en el mes de marzo- deben celebrar una Asamblea General Ordinaria, en la que por lo menos deben aprobar los estados financieros de la sociedad y con base en ellos, hacer la declaración anual de impuestos.
Con esta obligación, nace además la de preparar y de mantener actualizados los Libros Corporativos de la empresa, los cuales forman parte de los mecanismos de control, organización y registro detallado de la vida corporativa de la sociedad. Estos libros corporativos son tres en forma obligatoria y existe un cuarto libro que puede o no existir, pero ello no es a voluntad de los socios, sino depende de la forma en que hayan decidido organizarse, ya que si su administración depende de un administrador único, entonces el cuarto libro no será necesario, pero si la sociedad es administrada por un órgano colegiado llamado Consejo de Administración, entonces el cuarto libro se vuelve obligatorio. Estos libros se denominan:
• Libro de Registro de Actas de Asamblea.
• Libro de Registro de Accionistas.
• Libro de Variaciones de Capital.
• Libro de Sesiones de Consejo.
Los denominados Libros Corporativos, tienen su marco jurídico en la Ley General de Sociedades Mercantiles y en el Código de Comercio, y las empresas están obligadas a resguardarlos por conducto de sus administradores, por un plazo mínimo de diez años, mismos en los que servirán de instrumento probatorio en caso de revisiones por parte de las autoridades fiscales, administrativas e incluso judiciales.
Es importante señalar que, para efectos fiscales, las sanciones que impone la autoridad hacendaria en caso de no contar con dichos registros, oscilan entre los $ 17,280.00 y los $ 34,570.00 pesos (Artículo 79 VII, VIII y IX del Código Fiscal de la Federación).
